Dettaglio Scheda

4.1.1.1.0 - Addetti a funzioni di segreteria

Le professioni classificate in questa unità supportano le attività di un ufficio organizzando riunioni, viaggi di lavoro, appuntamenti e contatti, dattiloscrivendo e inoltrando disposizioni verbali e appunti, attivando ed eseguendo le procedure burocratiche necessarie al funzionamento delle attività e dei processi cui l'ufficio stesso è preposto e alla circolazione dell'informazione e della documentazione tra i vari uffici; predispongono la documentazione e svolgono compiti di supporto operativo necessari alla attività degli uffici stampa e di relazione con il pubblico.


Strumenti

Compiti e Attività

IMPORTANZA
FREQUENZA
gestire la corrispondenza con gli utenti (curare la mailing list, inviare/ricevere e-mail)
3,8
3,7
ricevere e smistare telefonate
3,7
4
controllare e gestire la corrispondenza
3,6
3,7
filtrare le comunicazioni verbali o scritte dirette al superiore
3,6
3,7
prendere nota di appuntamenti e scadenze
3,6
3,6
veicolare informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
3,5
3,3
gestire l'agenda del superiore
3
2,8
aggiornare archivi o banche dati
3
2,7
predisporre comunicazioni o lettere di convocazione
3
2,6
curare la battitura di testi e documenti
2,8
2,6
revisionare testi e documenti
2,8
2,4
organizzare riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotare sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
2,7
2,2
gestire le pratiche del personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc)
2,6
2,1
eseguire adempimenti amministrativi (recarsi alla banca, all'ufficio postale, ecc.)
2,1
1,4
organizzare conferenze stampa o eventi
1,8
0,8

Conoscenze

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Processo di produzione Conoscenza di principi e fatti connessi alla produzione, alla trasformazione, allo stoccaggio e alla distribuzione dei prodotti agricoli e manifatturieri
79
60
Salute e servizi alla persona Conoscenza dei principi e dei fatti inerenti la diagnosi, la cura e la prevenzione delle malattie e il mantenimento e miglioramento della salute fisica e mentale
40
28
Gestione di impresa Conoscenza dei principi e dei fatti correlati alla gestione, all'organizzazione burocratica e alla contabilità di impresa; alla vendita e alla commercializzazione dei prodotti; alla cura e alla fornitura di servizi a clienti o a persone e alla valutazione della loro qualità; alla gestione delle risorse umane e materiali dell'organizzazione
38
25
Comunicazione Conoscenza dei principi, dei fatti e delle tecniche concernenti la veicolazione dell'informazione anche attraverso l'utilizzo delle tlc e le modalità di trasporto di persone e cose
35
38
Istruzione e formazione Conoscenza in materia di metodi per la definizione dei curricula e dei percorsi formativi, per l'insegnamento e per la misurazione degli esiti formativi
24
22
Ingegneria e tecnologia Conoscenza dei principi e dei fatti relativi all'uso, alla progettazione, al disegno e all'applicazione delle tecnologie per scopi specifici
23
17
Scienze umanistiche Conoscenza dei principi e dei fatti nel campo storico, linguistico, della produzione artistica e del pensiero
14
13
Matematica e scienze Conoscenza dei metodi, delle teorie e delle applicazioni delle scienze matematiche, fisiche, chimiche, biologiche, sociali, psicologiche e geografiche
8
7
Legislazione e pubblica sicurezza Conoscenza di leggi, norme e i regolamenti per mantenere e salvaguardare la convivenza sociale e per tutelare i beni e la proprietà
3
0

Skills

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Skill relazionali Interazioni che sul lavoro si stabiliscono con gli altri, sia colleghi che destinatari dell'attività lavorativa. Percezione delle reazioni degli altri e delle condizioni che le producono. Capacità di adattare le risposte a tali reazioni in termini di persuasione, negoziazione. Capacità di trasferimento delle informazioni e di individuazione delle modalità per soddisfare le esigenze altrui
76
60
Skill relative al linguaggio alfa-numerico Processi di base che consentono di padroneggiare i linguaggi (naturali e scientifici) e la comunicazione
73
60
Problem solving Processi cognitivi che consentono di affrontare e risolvere i problemi sul lavoro attraverso procedure che comportano la loro identificazione, la ricognizione dell'informazione necessaria a precisare i termini in cui si pongono e l'individuazione e valutazione di congruità delle possibili soluzioni
71
56
Skill cognitive Modalità di riflettere, di acquisire e di controllare le informazioni fondamentali per imparare ad apprendere e a far fronte ai cambiamenti e alle innovazioni
68
59
Skill relative alla gestione delle risorse uname e materiali Processi cognitivi attivati per: gestire efficacemente le risorse disponibili in termini di allocazione e gestione del tempo; detrminare e contabilizzare le risorse finanziarie necessarie ad eseguire un lavoro; individuare e acquisire le attrezzature e i materiali più appropriati per svolgere il lavoro; selezionare, motivare e dirigere il personale
43
42
Skill tecniche per la progettazione, gestione e monitoraggio dei processi Processi cognitivi attivati quando si lavora con le macchine e con le tecnologie per progettare prodotti analizzando i bisogni che dovranno soddisfare e i relativi requisiti; per realizzare o adattare attrezzature e tecnologie alle esigenze degli utenti; per programmare software; per monitorare macchine e strumentazioni; per controllare l'operatività di attrezzature e sistemi; per manutenere e riparare; per risolvere problemi imprevisti
20
24
Skill relative all'analisi e al controllo dei sistemi Processi cognitivi utilizzati per: capire, controllare e migliorare i sistemi socio-tecnici in termini di valutazione dei costi e dei benefici di possibili azioni; individuare l'azione più appropriata agli obiettivi perseguiti; determinare i modi con cui un sistema dovrebbe funzionare e di come eventuali cambiamenti provenienti dall'esterno o dall'interno potrebbero modificare i risultati delle attività
9
8

Attitudini

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Attitudini/abilità sensoriali Individuano, sempre dal lato della fisicità le capacità senso-percettive, visive, uditive, di distinzione vocale e di fonazione che vengono richieste dal lavoro e dalle attività ad esso connesse
64
56
Attitudini/abilità fisiche Esprimono la fisicità (la forza, la resistenza, la dinamicità e l'agilità muscolo-scheletrica) necessaria per svolgere le attività richieste dalla professione
63
60
Attitudini/abilità cognitive Capacità di capire, di esprimersi, di ragionare, di produrre idee, con cui l'individuo affronta compiti e problemi connessi alle specifiche attività lavorative. Sono in genere acquisite attraverso il processo complessivo di formazione intellettuale
59
58
Attitudini/abilità psicomotorie Capacità di controllo, di coordinamento e di reazione del corpo e la destrezza con cui tali capacità vengono richieste nello svolgimento del lavoro
58
56

Attività generalizzate

IMPORTANZA
COMPLESSITÀ
Cercare/ricevere informazioni riferite al lavoro Attività lavorative che consentono di individuare e acquisire l'informazione utile allo svolgimento del lavoro
63
53
Coordinare/sviluppare/gestire/consigliare Attività lavorative caratterizzate da significativi aspetti di coordinamento, di gestione e di organizzazione del lavoro con il coinvolgimento di altre persone
54
47
Amministrazione Attività lavorative caratterizzate da significativi aspetti di gestione amministrativa e del personale
45
39
Comunicazione/interazione Attività lavorative caratterizzate da una significativa componente di comunicazione e interazione con altre persone
32
28
Identificare/valutare informazioni rilevanti per il lavoro Attività lavorative che consentono di identificare, selezionare e valutare le informazioni rilevanti per lo svolgimento del lavoro
29
25
Lavoro tecnico e complesso Risultati scaturiti da attività di lavoro caratterizzate da componenti tecniche e da significativi livelli complessità
21
18
Lavoro fisico e manuale Risultati del lavoro ottenuti utilizzando principalmente manualità e forza fisica
20
17
Processare dati e informazioni Attività lavorative che implicano l'attivazione di processi di trattamento dell'informazione
15
18
Decision making Attività lavorative che implicano l'attivazione di modalità di pensiero finalizzate al trattamento dell'informazione
14
11

Condizioni di lavoro

Caratteristiche strutturali del lavoro Criticità del lavoro rispetto alla possibilità di commettere seri errori; grado di libertà nel prendere decisioni e conseguenze che esse hanno sugli altri lavoratori e sui risultati dell'impresa; livello di automazione e di strutturazione delle attività lavorative; livello di competizione sul lavoro; tempi, scansioni e modalità di programmazione e di esecuzione del lavoro
95
Relazioni/interazioni interpersonali Relazioni di ruolo che si stabiliscono sul lavoro in termini di interazione con altri colleghi; responsabilità della salute e della sicurezza del personale; risultati del lavoro; frequenza con cui si verificano situazioni di conflitto o di tensione fra persone
67
Condizioni fisiche del lavoro Ambienti e condizioni fisiche in cui il lavoro si svolge; i rischi a cui espone il lavoro; la frequenza con cui richiede particolari posture o attività fisiche e/o di indossare equipaggiamenti di sicurezza
6

Valori di lavoro

Grado di accordo
Riconoscimento
42
Supporto dell'oganizzazione
34
Conseguimento dei risultati
34
Relazioni
33
Situazione di lavoro
31
Autonomia
22

Stili di lavoro

IMPORTANZA

Caratteristiche della personalità

LE TRE PRINCIPALI CARATTERISTICHE DELLA PERSONALITÀ CHE VENGONO UTILIZZATE NELLO SVOLGIMENTO DELL'ATTIVITÀ LAVORATIVA.

Investigativo

Analitica, curiosa, accurata, precisa, desiderosa di sapere, riflessiva, logica, ha fiducia nelle proprie capacità intellettuali

Realistico

Diretta, concreta, stabile, pratica, perseverante, semplice, adattabile, privilegia la manualità

Convenzionale

Organizzata, accurata, metodica, efficiente, giudiziosa, ordinata, previdente, predilige comportamenti formali

Professioni Correlate

↑ Professioni con un livello di competenza superiore
→ Professioni con pari livello di competenza
↓ Professioni con un livello di competenza inferiore

Esempi di professioni

  • addetto alla segreteria di direzione
  • segretario di studi legali
  • addetto alla preparazione degli originali
  • addetto alla rassegna stampa
  • addetto alla segreteria
  • addetto alla segreteria scolastica
  • addetto alle bozze
  • addetto all'ufficio stampa
  • addetto alla revisione di originali o bozze
  • segretaria, segretario